退職届の準備、悩みますよね。
特に「封筒って何を使えばいいの？」と迷う方も多いのではないでしょうか。
実は、適切な封筒を選ぶことは、円滑な退職手続きの第一歩です。
なんでもいいや。と適当に進めてしまうご自身の評価を下げてしまうことに。
本記事では、封筒の選び方や書き方、提出の注意点まで徹底的に解説します。
基本的なポイントを押さえるだけで、退職手続きがグッとスムーズになりますよ！
退職届の封筒はなんでもいいって本当？
退職届、封筒の存在完全に忘れてた、、
— ゆーま (@yuma_zn8) December 12, 2024
退職届の封筒は「なんでもいい」わけではありません。
退職届の封筒を選ぶポイントを4つまとめてみました。
- 封筒のサイズ
- 封筒の色は「白」を基本に
- 封筒の材質と厚み
- 封筒を安く買える店舗
適切な封筒を選びビジネスマナーを守りましょう。
①封筒のサイズ
退職届を封筒に入れる際、サイズの選択は最初のポイントです。
一般的には以下のようなサイズが適しています。
- 長形4号（約90mm×205mm）：
A4用紙を三つ折りにして収めることができます。 - 長形3号（約120mm×235mm）：
A4用紙を三つ折りにして少し余裕を持たせることができ、封筒がシワになりにくいのが特徴です。
退職届をA4サイズで作成することが一般的。
これらのサイズを選ぶことで美しく仕上げることができます。
②封筒の色は「白」を基本に
封筒の色は、白が基本です。
白い封筒はフォーマルな場面で適切とされており、ビジネスマナーにも合致します。
濃い色や派手なデザインの封筒は避け、シンプルで清潔感のあるものを選びましょう。
③封筒の材質と厚み
封筒の材質や厚みも重要です。
薄い封筒だと中の退職届が透けてしまい、相手に不快な印象を与える可能性があります。
透け防止加工が施された封筒や、厚手の上質紙を使用した封筒を選ぶと良いでしょう。
これにより、中身が見えないだけでなく、書類全体がしっかりと保護されます。
④封筒を安く買える店舗
退職届を出すために100均で封筒と縦書きの便箋を買いました✏️
— び🍓ちゃん (@pppppinco) July 12, 2024
適した封筒は、文房具店やオンラインショップで簡単に購入できます。
コストを抑えたい場合は、100円ショップで販売されているシンプルな白封筒でも十分です。
ただし、購入時にサイズや厚さを必ず確認しましょう。
退職届の基本構成と書式を解説！
退職届は重要な書類なので基本構成を守りましょう！
正しい書式に沿って作成することで、円満に退職手続きを進められます。
退職届けの基本構成
退職届は一般的に以下の要素で構成されています。
- 表題
- 表題には「退職届」または「退職願」を明記します。通常、用紙の中央上部に大きめの字で記載します。
- 「退職届」は会社への正式な通知であり、「退職願」は了承を得るための依頼文に近いものです。一般的に多くの場面で「退職届」が使用されます。
- 宛名
- 提出先である上司や会社の代表者の名前を記載します。
「○○株式会社 代表取締役 ○○様」といった形式が適切です。 - 書類の右上に配置するのが一般的です。
- 提出先である上司や会社の代表者の名前を記載します。
- 本文
- 退職の意思と退職日を簡潔に記載します。
- 例文：「私こと、このたび一身上の都合により、〇〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」
- 本文には、個人的な事情を詳細に記載する必要はありません。
「一身上の都合」とするのがビジネスマナーです。
- 日付
- 退職届の作成日を記載します。
提出日と一致させるか、少し前の日付を入れることが一般的です。 - 日付は宛名の下、または本文の左下に記載します。
- 退職届の作成日を記載します。
- 差出人情報
- 自分の名前と住所を記載します。
署名欄にはフルネームを記し、その下に捺印します。 - 書類の左下に配置することが多いです。
- 自分の名前と住所を記載します。
これらを順序通りに記載することで、正確でフォーマルな文書になります。
手書きがベストだが、パソコン作成も可能
退職届はA4サイズまたは便箋に手書きで作成するのが最も望ましい。
しかし、会社の方針や時代に合わせてパソコンで作成したものを印刷することも可能です。
- フォントや文字サイズ
パソコンで作成する場合は、読みやすい明朝体やゴシック体を使用します。
文字サイズは10.5～12ポイントが適切です。 - 用紙の選び方
白い無地の便箋やA4用紙を使用し、罫線や装飾のあるものは避けます。 - 余白の確保
用紙の上下左右に適切な余白を残し、全体のバランスを整えます。 - インクの色
手書きの場合は黒のボールペンや万年筆を使用します。
消せるペンや鉛筆はNGです。
退職届の基本構成を理解し、正しい書式で作成することは、社会人としてのマナーを示す第一歩です。
退職届の宛名はどう書けばいい？
退職届を提出する際、封筒の宛名の書き方は、提出方法に応じて異なる点があります。
それぞれの場面に適した書き方を理解し、失礼のないように心がけましょう。
郵送する場合
郵送で退職届を送る場合、封筒には正式な宛名を記載することが重要です。
- 上部に送付先を記載
- 会社名：正式名称をフルネームで記載します（株式会社の場合、省略せず記載）。
- 部署名：宛先となる部署名を正確に記載します。例：「総務部」や「人事部」など。
- 担当者名（敬称付き）：具体的な担当者が分かっている場合は「〇〇様」と記載します。
不明の場合は「ご担当者様」で問題ありません。
- 下部に自分の名前を記載
- 差出人として自分のフルネームを記載します。
- 住所や連絡先も忘れずに記載しておくと、必要に応じて連絡がスムーズです。
- 封筒の形式とレイアウト
- 表面の右上に「郵送」の文字を赤字で記載すると、郵便局での処理がスムーズです。
手渡しする場合
退職届を直接手渡す場合は、郵送と異なるマナーが求められます。
手渡しではより簡潔にするのが一般的です。
- 宛名は部署名または役職名を記載
- 「〇〇部 部長 様」のように、部署名や役職名を中心に記載します。
- 個人宛でなく、組織宛の場合は「〇〇部 御中」としても適切です。
- 差出人名の記載は不要
- 手渡しの場合、直接渡すため封筒に自分の名前を記載する必要はありません。
- 封筒の選び方と外見の整え方
- 白無地で厚手の封筒を選びます。汚れや折り目のない清潔なものを使用しましょう。
- 封筒の表面中央に宛名を記載し、縦書きで丁寧に書くと印象が良いです。
共通注意点
郵送・手渡しに関わらず、以下の点を押さえておきましょう。
- 手書きが基本：宛名は手書きで記載することがマナーです。
字が苦手でも丁寧に書くことを心がけてください。 - 誤字脱字に注意：特に会社名や部署名でのミスは信頼を損なう原因となります。
書き終えたら必ず確認をしましょう。 - 封筒をのりで封をする：封筒を閉じる際は糊を使用し、閉じた部分には「〆」の文字を記載します（郵送の場合は特に重要です）。
これらのポイントを押さえれば、退職届の封筒の宛名書きで失礼やトラブルを避けられます。
退職届を直接提出する際のマナー６つ
退職届を直接提出する際には、マナーや振る舞いが非常に重要です。
円満退職を目指すために、以下のポイントを意識しましょう。
- 事前準備
- 服装と身だしなみ
- 正しい言葉遣いと態度
- 提出時のポイント
- 提出のタイミング
- その他の注意点
1. 事前準備
退職届を直接提出する前に、事前に上司や担当者と面談の時間を調整しましょう。
突然の訪問では相手のスケジュールを妨げる可能性があります。
そのため、余裕をもってアポイントを取ることが大切。
この際、退職理由や時期について簡単に伝えておくと、面談もスムーズに進みます。
2. 服装と身だしなみ
退職届を提出する場面では、ビジネスシーンにふさわしい服装を選びましょう。
たとえカジュアルな職場であっても、清潔感のあるスーツやきちんとした服装で臨むことが礼儀です。
第一印象が良ければ、上司や同僚への配慮も伝わりやすくなります。
3. 正しい言葉遣いと態度
提出時の言葉遣いや態度も、退職後の印象を左右します。
「お忙しいところ恐れ入りますが、退職届をお渡ししたく参りました」といった丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
また、感謝の意を述べることも忘れずに。
「これまでのご指導に感謝しております」と一言添えると、誠実さが伝わります。
4. 提出時のポイント
退職届は封筒に入れて提出するのが一般的です。
封筒には「退職届」と記載し、無地で白色のものを使用しましょう。
直接手渡す場合は、封筒の上下を確認したうえで、相手に両手で渡します。
この際、「こちらが退職届になります」と一言添えることで、丁寧さをアピールできます。
5. 提出のタイミング
退職届を提出するタイミングも重要です。
忙しい業務時間中ではなく、比較的落ち着いた時間帯を選びましょう。
朝一番や昼休み後のタイミングが適している場合が多いです。
適切なタイミングを選ぶことで、相手にも配慮が伝わります。
6. その他の注意点
退職届を提出する際には、感情的にならないことが大切です。
不満があった場合でも、それを表に出さず、冷静かつ建設的に話を進めましょう。
また、提出後に質問があれば丁寧に回答し、誠意を示すことでトラブルを防ぐことができます。
これらのポイントを押さえることで、退職届の提出を円滑に進められるでしょう。
退職届提出後の流れを把握しよう！
退職届を提出した後もやることはたくさんあります。
退職日までの期間を有意義に過ごすため、スムーズな流れを把握しておくことが大切。
ここでは、提出後に行われる一般的な手続きや次に進むためのポイントを詳しく解説します。
- 上司や人事部からの正式な受理連絡
- 退職日までの業務の引継ぎ準備
- 離職票や保険関連の確認
- 最終出勤日の確認と備え
- 次のステップの準備
1.上司や人事部からの正式な受理連絡
退職届を提出した後、まずは上司や人事部から正式な受理連絡を待ちます。
この連絡には、退職日や退職に伴う手続きに関する説明が含まれることが一般的です。
もし1週間以上経っても連絡がない場合は、速やかに確認を取りましょう。
この際、退職届のコピーを持参しておくと話がスムーズに進みます。
2.退職日までの業務の引継ぎ準備
退職日が決まったら、次に行うのが業務の引継ぎです。
退職届提出後のスムーズな引継ぎは、会社への信頼を最後まで保つために重要です。
以下のポイントを押さえておきましょう。
- 引継ぎ資料を作成する：
具体的な業務内容や連絡先、進行中のプロジェクトの状況などを文書化します。 - 後任者へのレクチャー：
可能であれば、引継ぎの時間を設け、直接説明することを心掛けましょう。
3.離職票や保険関連の確認
退職届を提出すると、雇用保険に関する手続きや離職票の発行などが進められます。
これらの書類は、転職活動や失業保険の申請に必要ですので、事前に確認しておきましょう。
特に、以下の書類が重要です。
- 離職票
退職後に失業保険を受け取るために必要。 - 健康保険資格喪失証明書
退職後の保険切り替えに必要。 - 年金手帳
国民年金や厚生年金の切り替え手続きに利用。
人事部から具体的な手続きについて案内がある場合が多いです。
漏れがないようチェックリストを作成するのもおすすめ。
4.最終出勤日の確認と備え
最終出勤日には、会社から貸与されている備品（社員証やパソコンなど）を返却します。
そして、職場に感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。
最後に同僚や上司に一言お礼を伝えることで、円満な退職につながります。
5.次のステップの準備
退職届提出後は、新しいキャリアや生活に向けた準備を始める好機です。
転職活動を進める場合、履歴書や職務経歴書の更新、新しい職場の下見などを進めましょう。
また、退職後の生活のために、家計の見直しや引っ越し準備などもおすすめします。
退職届を提出した後の流れをきちんと理解しておくことで、不安を軽減し、スムーズに次のステージに進むことができます。
まとめ
- 封筒はなんでもいいわけでない。
- 封筒の色は白が基本で、長形4号か3号で厚手のものを使用する。
- 書き方や提出方法などのルール・マナーがある。
- 提出時は落ち着いて、礼儀正しい行動を心がける。
- 提出後は引き継ぎや次のステップに向けて行動する。
退職届を提出する際は、長形3号や角形2号など、A4サイズの書類にあった封筒を選びましょう。
封筒選びだけでなく、基本構成や書式に沿って作成することも社会人のマナーです。
スムーズに退職するために、事前準備はしっかりと行いましょう。
